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Scenario

Nell’azienda sono presenti diversi sistemi applicativi, ma non è presente alcun sistema di centralizzazione degli account. Ogni applicazione ha una propria anagrafica utenti, quindi gli amministratori delle applicazioni, che ricevono richieste di creazione di nuovi account dai responsabili delle diverse unità organizzative aziendali, creano i nuovi account replicandoli sulle diverse applicazioni.

La richiesta da parte dei responsabili dei vari uffici viene effettuata ancora in formato cartaceo perché da policy aziendali ogni richiesta deve pervenire firmata cartaceamente e con il documento di identità del richiedente.

Descrizione del flusso di lavorazione effettuato dall’operatore senza l’adozione di Archimede

Ricevuta la richiesta l’operatore verifica la qualità e la completezza della documentazione cartacea ricevuta, registra in un file excel un nuovo account, che da policy aziendali è costituito da nome.cognome, crea una password ad hoc e si collega su ciascuna applicazione per creare il nuovo account. Prima di crearne uno nuovo verifica sul proprio file che l’account non esista già per un eventuale omonimia altrimenti ne crea uno diverso come specificato nelle policy aziendali (ad esempio aggiungendo un 2 dopo il cognome).

Dopo aver creato e profilato i nuovi account su ciascuna applicazione, invia una email al richiedente ed al responsabile che ha inoltrato la richiesta per confermare l’avvenuta creazione allegando alla email le istruzioni per il primo accesso a ciascuna applicazione.

Descrizione del flusso di lavorazione con l’introduzione di Archimede

L’operatore dopo aver verificato i dati ricevuti e la firma apposta a mano, nonché la completezza dell’eventuale documentazione aggiuntiva, crea un semplice file csv o xls, raggiungibile da ARCHIMEDE, nel quale inserisce le informazioni base: nome, cognome, applicazioni sulle quali inserire il nuovo account e il profilo a cui associarlo. ARCHIMEDE, attraverso il monitoraggio della cartella dove viene inserito/modificato il file, si accorge del nuovo account da creare, crea in memoria un account come da policy aziendali (nome.cognome), si collega a ciascuna applicazione per verificare che l’account non esista in alcuna applicazione e in caso affermativo inizia la creazione degli account collegandosi ad ogni applicazione, generando una password casuale. 

Viceversa, se durante la verifica trova un account con lo stesso codice, anche in una sola applicazione, modifica l’account utente registrato in memoria seguendo le policy aziendali per l’omonimia (aggiunge un 2 dopo il cognome come farebbe l’operatore) e torna al passo precedente per verificare che anche questo non esista e procede con la creazione, altrimenti richiede l’intervento dell’operatore via email.

A fine lavorazione invia una mail di conferma all’operatore, al responsabile dell’ufficio ed una mail, con le nuove credenziali, al richiedente.

Vantaggi dell’introduzione di Archimede nel flusso

L’introduzione di ARCHIMEDE nel flusso permette di ottenere diversi vantaggi:

  1. l’operatore dovrà inserire una sola volta i dati base della richiesta dopo aver verificato la documentazione cartacea e potrà concentrarsi su lavori in cui è necessaria l’intelligenza propria dell’uomo lasciando quindi alla macchina di effettuare le operazioni automatizzabili;
  2. l’operatore non dovrà verificare se l’account è già presente come utente dell’applicazione, verrà invece informato da Archimede via e-mail se l’account è già presente e potrà effettuare le scelte del caso qualora il flusso impostato in Archimede non permettesse di risolvere la situazione;
  3. l’operatore non dovrà creare a mano una password e la password generata da Archimede rispetterà sicuramente le policy aziendali grazie alla creazione di password di lunghezza di N caratteri, esadecimali, con caratteri speciali;
  4. l’operatore non sarà più a conoscenza della password assegnata all’utente per il primo accesso;
  5. non sarà più necessario che l’operatore conosca a fondo tutte le applicazioni, né che abbia un account di amministrazione delle utenze: l’account di amministrazione sarà registrato in maniera cifrata nel database di Archimede;
  6. Archimede consentirà di controllare le operazioni di creazione/modifica degli account effettuate dagli operatori;
  7. nei casi in cui sia presente più di un amministratore degli account in azienda per la creazione di account nelle diverse applicazioni, il vantaggio dell'introduzione di Archimede nel flusso porterà l'ulteriore beneficio di sostituire tutti gli amministratori preposti: l'azienda potrà incaricare una sola risorsa per la gestione delle richieste e della documentazione lasciando ad Archimede la creazione degli account in tutte le applicazioni;
  8. eventuali modifiche di policy aziendali che riguardano gli account o deploy di versioni diverse delle applicazioni che richiederebbero la formazione degli amministratori preposti alla gestione degli account potrebbero comportare la sola modifica del flusso di Archimede invece che la formazione dei diversi amministratori di sistema;
  9. il flusso di gestione degli account affidato ad Archimede consente di adempiere a quanto richiesto dal provvedimento “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema - 27 novembre 2008 (G.U. n. 300 del 24 dicembre 2008)” del Garante Privacy in quanto consente di limitare il numero di amministratori degli account delle diverse applicazioni nonché di controllarne l’operato. Nel flusso è possibile infatti aggiungere l’invio di una comunicazione al responsabile del trattamento ogni volta che vengono effettuate modifiche all’anagrafica degli account di tutte o specifiche applicazioni aziendali.

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