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Scenario

In azienda, una volta al mese, uno o più operatori effettuano l'estrazione di report da diversi applicativi aziendali e li inviano alla direzione per consentire il controllo delle attività e permettere di prendere le decisioni strategiche per la società. 

Non è stato acquistato un sistema di Datawarehouse o di Business Intelligence perché troppo costoso in termini di software, hardware e supporto professionale per la configurazione dell’estrazione schedulata e automatica dei dati e la creazione di dashboard per la direzione: gli applicativi sorgente infatti possiedono già i report che interessano alla direzione e risulta meno oneroso effettuare una volta al mese l’estrazione a mano.

Gli operatori addetti sono stati scelti tra quelli meno oberati di lavoro ed è stato insegnato loro cosa è necessario estrarre e inviare alla direzione. Per consentire agli operatori addetti, di estrarre correttamente i report, in alcune applicazioni, è stato necessario creare un profilo ad hoc che permettesse loro di accedere a dati a cui normalmente non hanno accesso.

Descrizione del flusso di lavorazione effettuato dall’operatore senza l’adozione di Archimede

Ogni primo del mese gli operatori addetti all’estrazione si collegano sui sistemi ed effettuano l’estrazione dei dati richiesta dalla direzione: si collegano con l’account loro assegnato, impostano i parametri così come da istruzione ricevuta e attendono il download dei diversi report.

Li salvano sul proprio disco quindi inviano i report via e-mail alla direzione. Se il sistema non è accessibile aprono la segnalazione all’help desk e attendono che il problema venga risolto. Se il problema tecnico sul sistema sorgente non viene risolto entro la fine del proprio orario lavorativo l’estrazione verrà terminata il giorno lavorativo seguente. 

Finita l’estrazione l’operatore può tornare a dedicarsi al proprio lavoro.

L’operatore addetto all’estrazione mensile dei dati può essere chiamato in qualunque momento dalla direzione per estrazioni estemporanee e urgenti.

Descrizione del flusso di lavorazione effettuato da Archimede

Ogni primo del mese ARCHIMEDE si collega alle diverse applicazioni, effettua l’autenticazione con username e password registrate in maniera cifrata nel proprio database ed estrae tutti i report schedulati. Il flusso prevede, in caso di errore nell’estrazione, di ritentare l’estrazione per un numero di volte prestabilito prima di inviare una e-mail all’help desk aziendale e segnalare eventuali problemi di estrazione.

Qualora sia presente un sistema di trouble ticketing all’interno dell’azienda, invece di inviare una mail all’assistenza, provvede a registrare un incident nel sistema di registrazione dei ticket e a memorizzare l’ID della richiesta.

Al termine del download dei report invia una e-mail con tutti gli allegati alla direzione.

Nella e-mail ARCHIMEDE inserisce eventuali annotazioni sull’estrazione dei report come: numero di report da estrarre, numero di report estratti correttamente, numero di report non estratti per problemi tecnici, ID dell’incident aperto sul sistema di trouble ticketing aziendale ecc.

Il flusso prevede il monitoraggio di una casella di posta elettronica in attesa di ricevere, esclusivamente dai mittenti definiti nel flusso, richieste estemporanee di estrazione dei dati dai sistemi. La richiesta via e-mail può prevedere l’estrazione di tutti i report normalmente inviati oppure solo una parte di essi. 

Vantaggi dell’introduzione di Archimede nel flusso

  1. sarà possibile scaricare i report con frequenza maggiore senza impatto sul normale svolgimento del lavoro degli operatori;
  2. non sarà necessario formare uno o più operatori all’estrazione dei report, né si dovranno prevedere workaround nei casi in cui uno di loro si assenti: la mancanza degli operatori, in caso di ferie o malattia, non sarà più un problema e i report verranno inviati alla direzione senza interruzioni;
  3. la direzione potrà richiedere gli aggiornamenti dei report anche in momenti diversi dalla normale schedulazione. Archimede è un assistente virtuale sempre pronto a rispondere alle esigenze del cliente, non va in ferie, non prende permessi, non si ammala, lavora anche il sabato e la domenica e giorno e notte indifferentemente: per questi motivi i dirigenti dell’azienda potrebbero, in qualsiasi momento, richiedere via e-mail ad Archimede un’estrazione e riceverla via e-mail quando più fa comodo loro. Archimede provvederà ad informare i richiedenti dell’avvio del flusso e al termine di questo invierà come di consueto i report aggiornati;
  4. eventuali problemi estemporanei durante l’estrazione, ad esempio per il fault di un sistema, verranno risolti appena il sistema torna online e non il giorno lavorativo seguente come accadrebbe nel flusso con un operatore umano;
  5. non sarà più necessario assegnare agli operatori profili che consentano loro di avere più diritti di accesso ai dati di quanti ne servano per il normale svolgimento del lavoro;
  6. i dati estratti non rimarranno memorizzati sul pc degli operatori addetti, né nel loro account di posta elettronica, limitando la possibilità che questi dati vengano persi, rubati o condivisi intenzionalmente con persone che normalmente non possiedono i diritti di accesso ad essi.

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